Agentes de IA no Onboarding: como funcionam, sua importância e benefícios
- Time Botnicks
- 25 de fev.
- 9 min de leitura
Atualizado: 26 de fev.
O onboarding tradicional frequentemente apresenta desafios como processos lentos e burocráticos, informações inconsistentes, falta de engajamento dos novos funcionários e custos operacionais elevados. Felizmente, a Inteligência Artificial (IA) surge como uma solução inovadora para esses desafios.
Este artigo explorará como agentes de IA podem revolucionar o onboarding, proporcionando uma experiência mais eficiente, personalizada e engajadora para novos colaboradores.
Neste artigo você verá:
O que é o onboarding? Qual a sua importância?
Dividido em três macroprocessos, o onboarding é o ato de integrar novos colaboradores à empresa, e vai muito além de apenas preencher formulários e apresentar politicas da empresa. Ele envolve uma série de ações para familiarizar o funcionário com a cultura organizacional, valores, políticas internas, ferramentas de trabalho e expectativas do cargo.
O onboarding é o início da jornada do colaborador na organização, negligenciar esse processo pode resultar em alta rotatividade, falta de engajamento e custos elevados com recontratações e treinamentos. Um onboarding eficiente pode fazer a diferença entre um colaborador motivado e produtivo ou um profissional que sente dificuldades para se integrar à cultura e ao fluxo de trabalho da empresa.
Segundo um estudo da Brandon Hall Group, empresas que investem em um bom processo de integração conseguem aumentar a retenção de funcionários em 82%. Além disso, a Brandon Hall Group aponta que um onboarding estruturado pode elevar a produtividade em até 70%, acelerando o tempo que o colaborador leva para atingir sua performance ideal. Por isso, é fundamental investir em estratégias de onboarding desde o momento da contratação até o desenvolvimento contínuo.
Desafios dos programas de onboarding tradicionais
Empresas frequentemente enfrentam desafios ao realizar o onboarding tradicional, como:
Processo lento e burocrático
Sobrecarga de informações, dificultando a absorção do conhecimento.
Falta de engajamento dos novos colaboradores.
Dificuldade na retenção do conhecimento adquirido.
Altos custos operacionais e logísticos.
Esses fatores podem resultar em uma experiência negativa para os novos colaboradores e em um impacto negativo na produtividade da empresa.
Como vencer os desafios do onboading?
A Inteligência Artificial (IA) vem ganhando cada vez mais força no ambiente corporativo, transformando a forma como as empresas gerenciam processos e interagem com seus colaboradores. Com avanços significativos em tecnologias como Processamento de Linguagem Natural (PLN), Machine Learning e Large Language Model (LLM) os agentes de IA têm se mostrado uma solução inovadora para superar desafios tradicionais do onboarding, como processos burocráticos, informações descentralizadas e baixo engajamento.
Uma pesquisa da Bain & Company com 200 empresas, apontou que mais de 60% delas vêem a inteligência artificial generativa como uma das três prioridades nos próximos dois anos.
No onboarding, a IA permite a automação de tarefas repetitivas, conteúdos adaptado às necessidades individuais, acesso fácil a informações e suporte, coleta de dados e análises para otimização e melhoria dos processos, garantindo um processo mais rápido, personalizado e eficiente. Mas o que são, exatamente, os agentes de IA?
O que são Agentes de IA?
Os agentes de IA são inteligências artificiais que ajudam a automatizar tarefas e tomar decisões de forma inteligente. Diferente de sistemas que apenas seguem regras fixas, eles podem aprender com dados, se adaptar a diferentes situações e interagir com outras ferramentas para melhorar processos.
Como Funcionam?
Os agentes de IA utilizam tecnologias como:
Processamento de Linguagem Natural (PLN) – Para entender e responder a comandos humanos em linguagem natural, tornando a comunicação mais fluida e interativa.
Aprendizado de Máquina (Machine Learning) – Para analisar padrões, aprender com experiências passadas e melhorar suas respostas e decisões ao longo do tempo.
Integração com Sistemas Externos – Para acessar bancos de dados, executar tarefas automatizadas e se comunicar com outras ferramentas digitais.
Exemplos de Agentes de IA
Assistentes Pessoais de IA – Como Alexa, Google Assistant e Siri, que respondem a comandos e controlam dispositivos conectados.
LLMs (Large Language Models) – Modelos avançados de IA treinados em grandes volumes de dados para gerar textos, responder perguntas e auxiliar na criação de conteúdos.
Chatbots Inteligentes – Assistentes virtuais como o ChatGPT, Gemini e bots de atendimento que interagem com usuários para fornecer suporte, esclarecer dúvidas e automatizar serviços.
Comparativo dos Níveis de Agentes de IA
Para facilitar a compreensão sobre os diferentes níveis de agentes de IA e como eles podem atender às necessidades da sua empresa, confira a tabela abaixo:
Como os Agentes de IA Otimizam o Onboarding?
Os agentes de IA transformam o processo de onboarding, tornando-o mais eficiente, personalizado e estratégico. Eles atuam em três etapas principais:
Pré-Onboarding: Antes do primeiro dia, automatizam tarefas administrativas e fornecem informações importantes.
Onboarding: Durante os primeiros dias, facilitam a integração do colaborador, oferecem treinamentos e suporte contínuo.
Pós-Onboarding: Acompanham o desenvolvimento do novo talento e coletam feedbacks para aprimorar o processo.
Funcionalidades do onboarding:
Agora, apresentamos algumas funcionalidades e exemplos práticos dos agentes de IA no onboarding, destacando seus principais benefícios.
Automação de Tarefas Repetitivas
Agentes de IA eliminam atividades manuais e burocráticas, tornando o onboarding mais ágil e eficiente. Exemplos práticos:
Um chatbot integrado a sistemas de folha podem coletar informações do novo colaborador e preencher automaticamente para o início do processo de onboarding, eliminando a necessidade de digitação manual e reduzindo o risco de erros.
A IA também pode automatizar o envio de contratos e outros documentos importantes, garantindo que o novo colaborador receba tudo o que precisa de forma rápida e eficiente.
Comunicação hiper-personalizada
A IA permite uma comunicação mais personalizada e direcionada com os novos colaboradores. Exemplos práticos:
Agentes de IA podem enviar mensagens personalizadas com base no perfil do novo colaborador, fornecendo informações direcionadas sobre cultura, benefícios e tarefas iniciais, como detalhes específicos da sua função, equipe ou departamento.
Também podem ser programados para enviar mensagens de boas-vindas, lembretes de tarefas e notificações importantes, mantendo o novo colaborador informado e engajado durante todo o processo.
O agente pode receber respostas abertas dos colaboradores, realizando comentários de acordo com o contexto destas respostas, por exemplo, conectando o que a pessoa mais gosta de fazer nas horas vagas com os valores da empresa.
Treinamento interativo e gamificado
A IA pode transformar o treinamento em uma experiência mais flexível, escalável e envolvente. Exemplos práticos:
Treinamentos no formato de microlearning, adaptando o conteúdo em pequenas doses de aprendizado distribuídas ao longo do tempo, em formatos variados e acessíveis, garantindo que os novos colaboradores absorvam e retenham informações de forma mais eficaz.
A gamificação, com elementos como simulações, quizes e feedback personalizado para deixar o aprendizado mais específico, garantindo maior engajamento e retenção de conhecimento.
O agente pode classificar diferentes cases e situações para cada contexto de aprendizado, corrigindo respostas abertas e ensinando o usuário aproveitando os exemplos que ele mesmo citou na resposta.
Suporte 24/7
Com assistentes virtuais sempre disponíveis, o novo colaborador pode tirar dúvidas a qualquer momento, reduzindo a sobrecarga do RH e proporcionando suporte imediato quando necessário. Exemplos práticos:
Chatbots podem responder a perguntas frequentes sobre benefícios, políticas da empresa e processos internos.
Chatbots podem auxiliar no acesso a documentos importantes, como contrato de trabalho, guias de boas práticas e cronogramas de treinamentos.
Análise de dados e melhoria contínua
A IA possibilita a análise de dados para otimizar o processo de onboarding. A IA pode analisar dados do onboarding para identificar quais etapas e aspectos precisam ser otimizadas, permitindo que a empresa melhore continuamente o processo. Exemplos práticos:
A IA pode analisar feedbacks dos novos colaboradores e métricas do onboarding, como eNPS, eCSAT, engajamento, dúvidas mais frequentes, etc, para identificar gargalos, permitindo que a empresa faça ajustes estratégicos.
A IA pode identificar gargalos no processo, como formulários complexos ou treinamentos ineficazes, e sugerir melhorias com base nos dados coletados. Isso garante que o onboarding esteja sempre alinhado com as necessidades da empresa e dos colaboradores.
Benefícios da utilização de Agentes de IA no Onboarding
A implementação da inteligência artificial no onboarding traz resultados tangíveis e significativos para as empresas e os colaboradores. Ao automatizar tarefas, personalizar interações e otimizar o aprendizado, a IA transforma a experiência dos novos talentos e gera impactos diretos nos resultados organizacionais.
Para a empresa:
Redução de custos: Automatizar tarefas administrativas reduz o tempo e os recursos gastos com o onboarding. Isso libera a equipe de RH para atuar em atividades mais estratégicas, otimizando recursos e diminuindo custos operacionais.
Aumento da produtividade: A automação acelera a integração dos novos colaboradores, permitindo que eles compreendam mais rapidamente os processos, ferramentas e cultura da empresa. Isso reduz o tempo necessário para que atinjam a produtividade, impactando positivamente o desempenho do time.
Melhor experiência do colaborador: Um onboarding mais eficiente e personalizado cria uma experiência mais engajadora e acolhedora para o novo colaborador. Tornando a transição para o novo ambiente de trabalho mais fluida e agradável. Adaptando conteúdos e interações às necessidades individuais de cada um.
Redução do turnover: Uma experiência de integração eficiente aumenta o engajamento dos colaboradores antes mesmo do primeiro dia. Reduzindo os custos associados à rotatividade (turnover) de pessoal.
Escalabilidade: Ao contrário de processos tradicionais, que exigem um grande esforço para acompanhar o crescimento da equipe, os agentes de IA possibilitam um onboarding escalável. Seja para contratar 10 ou 1.000 novos funcionários, a IA mantém a qualidade da experiência sem sobrecarregar o RH.
Retenção do conhecimento: A IA pode estruturar o aprendizado no formato de microlearning, fornecendo conteúdos curtos e interativos ao longo do tempo. Isso ajuda a fixar informações essenciais e reduz a curva de esquecimento, garantindo que os colaboradores retenham o conhecimento necessário para desempenhar suas funções com eficiência.
Para os novos colaboradores:
Onboarding mais rápido e personalizado: Conteúdo adaptado às necessidades individuais.
Acesso fácil a informações e suporte: Disponibilidade 24/7 para esclarecer dúvidas.
Maior engajamento e satisfação: Interação mais dinâmica e imersiva.
Redução da ansiedade e incerteza: Maior clareza nas expectativas e atividades iniciais.
Desafios e Considerações na Implementação de Agentes de IA
Aqui estão alguns dos principais aspectos que as empresas devem considerar:
Integração com sistemas:
Para que os agentes de IA sejam eficazes, eles precisam se conectar com os sistemas já utilizados pela empresa, como plataformas de RH, sistemas de folha, BPMs e ferramentas de comunicação interna.
Segurança de Dados:
A implementação de IA envolve a coleta e o processamento de informações sensíveis dos colaboradores. É essencial garantir a conformidade com regulamentações como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e a GDPR (General Data Protection Regulation), adotando criptografia e protocolos de segurança robustos para evitar vazamentos ou acessos indevidos.
Manutenção e Atualização
Agentes de IA precisam de monitoramento contínuo para garantir sua precisão e relevância. Treinar a IA com novos dados, ajustar respostas e corrigir possíveis falhas são processos fundamentais para manter sua eficácia e melhorar continuamente a experiência do usuário.
E aí, está gostando do conteúdo? Para algumas empresas, a implementação da IA Generativa pode parecer um processo complexo e repleto de dúvidas. A Botnicks simplifica essa jornada para você, auxiliando na implementação a inteligência artificial nos processos de onboarding de forma gradual e orientada, garantindo conformidade com as leis de proteção de dados.
Aspecto humano
Equilibrar a automação com a interação humana, mantendo o contato pessoal em momentos-chave.
Futuro dos Agentes de IA no Onboarding
A implementação de Agentes de IA em projetos nas áreas operacionais e de RH ainda está menos avançada do que em outras áreas, como operações de vendas, desenvolvimento de código de software, marketing, atendimento ao consumidor e integração de clientes. No entanto, a tendência é que isso mude rapidamente nos próximos anos.
A tecnologia no RH tem sido um tópico recorrente nos estudos da Gartner sobre as tendências e prioridades para a área, destacando o crescente interesse em sua adoção. 78% dos líderes de RH concordam que ficarão para atrás no sucesso organizacional se não adotarem e implementarem a inteligência artificial generativa nos próximos 12 a 24 meses.
De acordo com a pesquisa das principais tendências e prioridades de RH para 2025, os líderes empresariais esperam uma melhoria de 23% na produtividade funcional nos próximos 12 a 18 meses por meio da IA generativa (GenAI). Contudo, como vimos anteriormente, a implementação da IA também apresenta desafios que precisam ser enfrentados.
Ainda segundo a pesquisa, para superar esses desafios e impulsionar o valor estratégico de RH, líderes devem adotar algumas estratégias-chave, como a Integração Inteligência Artificial (IA) Generativa, ou seja, explorar o potencial da IA generativa em áreas como chatbots para atendimento a funcionários, geração de documentos com IA e análise de dados. A IA pode liberar a equipe de RH de tarefas repetitivas, permitindo que se concentrem em atividades estratégicas.
Para apoiar esse objetivo, a Botnicks, está sempre em busca de aprimorar suas funcionalidades para otimizar o processo de onboarding utilizando IA Generativa:
✔ Jornadas digitais hiper personalizadas: Crie experiências únicas para cada colaborador, desde o onboarding até o offboarding, passando por afastamentos, licenças e muito mais.
✔ Analise de dados com IA: Transforme seus dados de eNPS e engajamento e FAQ em insights acionáveis.
✔ Pesquisa Inteligente em Documentos Corporativos: Encontre rapidamente informações importantes em contratos, políticas internas, manuais e outros arquivos da empresa.
Conclusão
Os agentes de IA representam uma revolução no onboarding, trazendo benefícios como redução de custos, eficiência operacional, maior engajamento e personalização da experiência.
Com o avanço da IA, o onboarding se tornará cada vez mais eficiente e inovador, garantindo uma melhor experiência para empresas e colaboradores.